Значительно увеличить эффективность

09.06.2009 ВТОРНИК 00:00

О СЕКРЕТАХ СЧАСТЛИВОЙ ЖИЗНИ.

Значительно увеличить эффективность

Предложу вам определенную, конкретную систему удвоения вашей эффективности.

Первое. Нужно каждый день составлять план работы -список всех задач. Каждый день перед началом работы записывайте на бумаге все, что нужно сделать. Лучше составлять такой план накануне, перед тем, как вы пойдете спать. Запишите все завтрашние задачи вечером и перенесите все текущие задачи на завтра, чтобы вы могли со спокойной душой выключить свет на рабочем месте и идти домой или перейти в спальню без тягостных мыслей, зная, что ваш день распланирован. Никогда не работайте без списка. Если появилась новая задача — включите ее в список. Нужно сделать телефонный звонок — запишите это туда же. Список хорош вот чем: внося в него все в течение дня и отмечая сделанные пункты, к вечеру можно получить прекрасное ощущение сделанной работы. Вы будете чувствовать себя победителем. Это даст вам ощущение исполненного долга, добавит адреналина в кровь, подарит энергию и разбудит новые творческие силы. Но если вы работаете без списка, то ведете себя, как алкоголик, шатающийся от бара к бару: никогда не можете сказать точно, где вы были и что сделали, у вас нет истории событий. Поэтому всегда пользуйтесь списком. Такой простой прием в первый же день увеличивает вашу эффективность на 25%! И достигается это всего лишь работой по списку задач.

Второе. Применяйте к своему списку правило «80/20». Как мы уже говорили, оно гласит: 80% полезного эффекта достигаются 20% действий. Вам нужно определить для себя: «Какие 20% моих действий дают 80% эффекта?» И именно напротив этих пунктов всегда нужно ставить букву «А», подчеркивая их приоритетность. Чему еще важно научиться — это творческому подходу к перепланировке задач. Творческий перенос подразумевает, что переносить задачи придется в любом случае, потому что всего сделать нельзя. Поэтому необходимо сознательно и взвешенно откладывать те 80% задач, которые несут самую маленькую ценность, чтобы освободить время на те вещи, которые действительно влияют на вашу жизнь.

Третье ключевое правило для удвоения производительности — это учет ваших результатов и возможность точно определять последствия всего, что вы делаете или не делаете. Это одно из самых важных умений в жизни. Для этого можно использовать так называемый «метод АБВГД». Его основа это учет последствий. Задачи «А» — это то, что вы обязательно должны сделать, что имеет серьезные последствия, в случае невыполнения. Например, звонок клиенту, заключение контракта, общение с поставщиками, выполнение поручений начальника и т.д. Задачи «А» важнее всего. Возьмите список задач и поставьте «А» напротив тех пунктов, которые вы обязаны выполнить сегодня или в ближайшем будущем. Задачи категории «Б» — это то, что надо бы сделать. Они не так важны, как задачи «А», и имеют последствия средней серьезности. Букву «Б» необходимо поставить у всех задач, которые нужно выполнить, как только появится такая возможность. Задачи «В» — это то, что неплохо бы сделать, но последствий это не имеет. Выпить еще один кофе, поговорить с коллегами, посмотреть газету. Все это приятные вещи, но они ничего не несут. И здесь кроется очень серьезная проблема: добрая половина рабочего времени тратится на задачи «В». На что-то приятное, желанное, удобное, но ненужное и совершенно бесполезное. Если бы вы взяли себя в руки и прекратили заниматься задачами «В» и занялись бы вместо этого задачами «А» и «Б», вы легко могли бы удвоить и даже утроить продуктивность своей работы. Необходимо усвоить железное правило: никогда не занимайтесь задачами «Б», если в списке еще осталась хотя бы одна задача «А». Если задач «А» несколько, спросите себя: «Какая из них важнее всего? Какая из моих задач — самая важная?» Выберите ее и обозначьте «А1». Это задача, с которой нужно начинать и работать над ней весь день, пока она не будет сделана. Мы обнаружили вот что: даже если вы не выполните свою задачу «А1», то будете знать, что весь день делали самое важное дело, работая над ней. Если вы разовьете у себя привычку работать над задачей «А1», то эта привычка сделает гораздо больше для удвоения вашей производительности и доходов, чем любая другая. Задачи категории «Г» — это то, что вы перепоручаете подчиненным или коллегам. Нужно перепоручить все, что только можно, чтобы освободить время на те немногие задачи, которыми можете заниматься только вы. Весьма полезно использовать метод, который называется «работа с почасовой оплатой». Нужно передавать такие задачи, назначать их другим, делать так, чтобы эти задачи выполняли люди с меньшей почасовой зарплатой, чтобы вы могли заниматься теми задачами, которые можете выполнять только вы с вашим уровнем почасовой зарплаты. «Д» в формуле «АБВГД» — это лишние задачи. Нужно избавляться от таких ненужных и бесполезных действий. Например, покупая много одежды, вы рано или поздно сталкиваетесь с необходимостью выбрасывать ненужную, когда просматриваете гардероб. То же самое с задачами: нужно внимательно посмотреть на те мелкие задачки, которые накапливаются и которые вы делаете постоянно. Нужно приучать себя выделять их и выбрасывать из своей жизни. Контролировать свою жизнь можно, только прекратив заниматься мелкими ненужными вещами, чтобы освободить время на важные занятия.

Четвертое правило называется «ищите слабые места». Это один из самых эффективных способов человеческого мышления. Суть его сводится к тому, что вы спрашиваете себя: «Делаю ли я сегодня что-нибудь такое, чего я бы никогда не начал еще раз, зная все, что я знаю теперь?» Постоянно применяйте это правило, думая о прошлом. Спросите себя: «От чего я отказался бы сразу, знай я тогда все, что знаю сейчас?» Это правило можно применять к трем областям. Первая из них — это отношения. Есть ли у вас сейчас отношения, личные или деловые, которых вы бы никогда не завели, зная то, что знаете сейчас? Есть ли у вас сейчас такие отношения, которые, зная все теперешнее, вы бы не начинали? Если ответ положительный, то следующим вопросом будет: «Как их закончить и как быстро это можно сделать?» Следующая область ваших «слабых мест» — это бизнес и деловые операции. Есть ли у вас сейчас какие-либо продукты или услуги, которые вы бы никогда не стали предлагать, если бы пришлось начать все заново? Есть ли какие-то способы ведения бизнеса, которые вы бы не начали использовать снова? Есть ли какие-то процессы, процедуры, способы маркетинга или продаж, или рекламы, которые вы бы никогда не стали использовать снова, потому что они не работают? Если ответ «да», то задайте себе следующий вопрос: «Как с этим покончить и как быстро это можно сделать?» Третий важный вопрос — это инвестиции. Какие вложения времени, денег или эмоций, сделанные в прошлом, вы бы никогда не сделали снова, знай вы то, что знаете сейчас? Многие люди, задав себе этот вопрос, понимают, как много времени они отнимали сами у себя. И они отказываются от дел, которые отнимали время, необходимое на семью. Они уходят из бизнес-клубов и организаций, которые не давали общаться с детьми. Поэтому не переставайте спрашивать себя о таких инвестициях, и помните, что многие ранее сделанные инвестиции можно назвать мертвыми.

Мертвая инвестиция — это вложение, которое потеряно навсегда. Другими словами, вы никогда не вернете то, что вкладывали. Это могут быть плохие отношения, из которых ничего не вышло. В них не стоит больше вкладывать чувства. Они пропали безвозвратно. Или плохие финансовые вложения. Вы навсегда потеряли свои деньги — так не беспокойтесь об этом. Не думайте больше про эти деньги, просто повернитесь и идите своим путем.

Пятое правило управления временем и удвоения производительности: это полная концентрация на одном деле. Абсолютно необходимо соблюдать принцип полной концентрации внимания. Главное, что вам нужно сделать сегодня, — принять решение о том, что вы, не отрываясь от основных дел, выработаете в себе привычку полностью концентрироваться на одной, самой важной задаче, и заниматься только ею, пока она не будет до конца завершена. Известно следующее: если вы занимаетесь только одной задачей, то экономите 80% времени, необходимого на ее выполнение. Почему так происходит? Специалисты обнаружили, что если вы начинаете выполнять задачу, потом оставляете ее и возвращаетесь через какое-то время, вам необходимо просмотреть сделанное, понять, что еще осталось, освежить память, снова организовать себя, и опять начинать решать эту задачу. Если отложить задачу еще раз, все эти этапы придется повторить заново. Если же не отрываться от дела, начать его и делать до победного конца, то можно обнаружить удивительное явление: на его выполнение потребуется в пять раз, на 80% меньше времени, чем если постоянно отрываться и возвращаться к нему. Итак, это первая причина, почему вы должны полностью концентрироваться: концентрация позволяет кардинально уменьшить время, необходимое для выполнения любой задачи. Это действительно разумный и очень эффективный способ. Работа в режиме концентрации может служить источником энергии и энтузиазма. Чем больше вы сосредоточиваетесь на важной задаче, тем больше энергии вы излучаете. Вы чувствуете себя счастливее, ощущаете, что дело идет, процесс двигается, подходит к концу. Это проявляется даже физически — ваш мозг выбрасывает в организм массу гормонов. Можно сказать, что вы получаете пушечное ускорение, концентрируясь на самой важной задаче и занимаясь только ею до тех пор, пока она не будет выполнена.

Итак, самое важное, что вы можете делать в своей жизни, — это четко определять свои цели и находить среди них приоритеты, устанавливать важность задач, выбирать самые важные и делать их и только их до победного конца. И это будет подстегивать вас и позволит браться за новую задачу с удвоенной силой.

Вернуться в О секретах счастливой жизни