Расходы на служебную командировку

09.06.2009 ВТОРНИК 00:00

СЛУЖЕБНАЯ КОМАНДИРОВКА И ТАМОЖЕННЫЙ КОНТРОЛЬ

Расходы на служебную командировку

Расходы на служебную командировку (Dienstreisekosten) в контексте указаний о налогообложении трудовых доходов (Lohnsteuer-Richtlinien - LStR) являются расходами, которые возникают, почти что исключительно, в связи с профессиональной деятельностью наемного работника - Arbeitnehmer (или самостоятельно работающего лица - Selbständige) вне его квартиры и обусловленного определенным местонахождением его регулярного рабочего места. К этим расходам относятся транспортные расходы (Fahrtkosten), расходы на питание (Verpflegungsmehraufwendungen) и плата за ночлег (Übernachtungskosten), а также прочие побочные расходы (Reisenebenkosten).

В то время как документально подтвержденные командировочные расходы наемного работника на проезд, ночевку и побочные могут быть без ограничения возмещены работодателем свободно от уплаты налога на заработок (§3 Nr.13 или Nr.16 EStG), то расходы на питание подлежат налогообложению только в размере определенной паушальной суммы. Если возникшие у наемного работника командировочные расходы не должны быть полностью или в размере, допускаемом положением о налогообложении доходов, возмещены работодателем, то работнику в таком случае остается возможность вычета этих расходов в качестве расходов, связанных с получением доходов (Werbungskosten), в рамках его личной налоговой декларации (Einkommensteuererklärung).

Для самостоятельно работающего лица все документально подтвержденные командировочные расходы при определении размера подлежащего налогообложению его доходов учитываются в качестве производственных расходов. При отсутствии же документов, которые подтверждают во время служебной (т.е. обусловленные содержанием производственной деятельности) командировки расходы на питание и ночевку, в качестве производственных расходов могут быть учтены только суммы этих расходов, определенные по соответствующим паушальным ставкам (для командировок внутри страны или зарубежных командировок).

О размерах этих ставок смотрите ниже в соответствующих разделах статьи. При этом следует особо обратить внимание на то, что если во время командировки (особенно зарубежной) появляется возможность использования для ночлега квартиры своих друзей или родственников (что характерно только для менталитета русскоязычных иммигрантов из стран бывшего Союза), или при сохранении квартиры в стране командировки (например, в России), то возникает существенная экономия расходов на ночлег (а, возможно, и на питание) при применении паушальных ставок этих расходов.

Цель и вид профессиональной деятельности в ходе осуществления служебной командировки, ее продолжительность и маршрут поездок должен быть указан в соответствующих документах, выданных наемному работнику на командировку или полученных им в ходе командировки, например, командировочное удостоверение (или приказ, служебное распоряжение на командировку), путевой дневник, квитанции заправочных станций, счета на оплату проживания в гостиницах, проездные билеты в общественном транспорте и др. документы, на основании которых работник может предъявить свое право на компенсацию работодателем командировочных расходов. Работодатель же может приложить эти документы к ведомости на оплату наемного работника.

Транспортные расходы

Транспортные расходы являются фактическими затратами, которые возникают у наемного работника при личном использовании им принадлежащего ему транспортного средства. При этом при использовании общественного транспорта следует учитывать только стоимость проездного билета, включая соответствующие доплаты.

Если наемный работник во время служебной командировки или служебной поездки использует свой личный автомобиль, то для подтверждения транспортных расходов необходимо предъявить:

- либо часть суммы годовых общих расходов по его эксплуатации соответственно доле служебных поездок в суммарном годовом фонде времени использования автомашины,

- либо установленную на основе суммарных годовых расходов по эксплуатации автомашины ставку расходов на один километр пути.

При расчете суммарных эксплуатационных расходов следует для определения годовых амортизационных отчислений принципиально положить в основу 6-летний срок использования легкового автомобиля.

Без предъявления конкретных доказательств транспортные расходы могут быть установлены на основе паушальных ставок расходов на один км. пути, а именно:

- 0,30 евро для автомобиля, плюс 0,02 евро за взятие с собой каждого последующего лица;

- 0,13 евро для мотоцикла или мотороллера, плюю 0,01 евро за взятие с собой каждого последующего лица;

- 0,08 евро для мопеда или мофы;

- 0,05 евро для велосипеда.

Наряду со ставками за один км. пути быть также возмещены соответствующие непредвиденные расходы (свободные от налога на заработную плату), которые возникли при служебных поездках на личном автомобиле (например, не предусмотренные расходы на ремонт, которые не касаются износа, расходов по устранению ущерба при аварии или расходов из-за ущерба вследствие воровства автомашины).

В налоговом отношении транспортные расходы в указанном выше объеме охватывают в случае служебной командировки наряду с поездкой от квартиры, дома или от постоянного рабочего места к внешнему по отношению к нему месту работы, также и поездки к соответствующему месту ночевки (вне своего дома), а также промежуточные поездки между несколькими местами использования наемного работника, или поездки между несколькими регулярными его рабочими местами, или поездки внутри обширной рабочей территории.

Например, наемный работник, имеющий регулярное рабочее место и квартиру в городе, работает в течение 14 дней вне своего постоянного рабочего места в другом городе и ночует при этом в гостинице, расположенной в близлежащей деревне. Для ежедневных поездок на личном легковом автомобиле из гостиницы в город и промежуточных поездок домой наемный работник в ходе служебной командировки может предъявить своему работодателю транспортные расходы, определенные на основе паушальной (освобождаемой от налогообложения) ставки за км. пути в размере 0,30 евро, или включить эти расходы в свою налоговую декларацию в качестве Werbungskosten.

При осуществлении транспортной деятельности невозможно возмещение работодателем транспортных расходов (свободных от налога на заработную плату) за поездки между квартирой и предприятием, постоянным местом стоянки автомашины, гаражом для нее или местом ее использования. Для этих случаев действует соответственно положение о поездках между квартирой и постоянным рабочим местом.

Наоборот, при наличии постоянно меняющегося места использования наемного работника применяются ставки транспортных расходов как для соответствующей трудовой деятельности. При наличии деятельности этого вида работодатель может возместить своему наемному работнику расходы на поездки между его квартирой и местом его использования в качестве командировочных расходов (например, по паушальной ставке 0,30 евро за км. пути). Освобождаемая от налогообложения компенсация транспортных расходов через работодателя не происходит лишь тогда, когда соответствующее место использования наемного работника находится на удалении не более чем 30 км. от его квартиры.

Другие ограничения согласно письму федерального министерства финансов (BMF) от 26.10.2005 больше не учитываются. Если в течение рабочего дня совершаются несколько поездок на места использования наемного работника, которые находятся на удалении более чем 30 км. от его квартиры, то такая трудовая деятельность наемного работника представляет уже собой в сущности постоянно меняющуюся по виду, содержанию или месту работу, так что работодатель может возместить своему наемному работнику его транспортные расходы (свободные от налога на заработную плату) для всех участков его поездок.

Если же наемный работник ездит только в пределах территории предприятии своего работодателя между постоянно меняющимися местами работы с определенными интервалами времени, т.е. систематически и в течение довольно продолжительного времени на каждую поездку, то таковая трудовая деятельность согласно вышеуказанному письму BMF все равно не может рассматриваться в качестве меняющейся по виду, содержанию или месту работы.

Следствием этого является то обстоятельство, что работодатель может возмещать транспортные расходы (свободные от налога на заработную плату) только при оставлении его предприятия.

Расходы на питание при служебных командировках в пределах страны.

Эти расходы работодатель может возместить своему наемному работнику свободно от налога на заработную плату до размера в пределах паушальных сумм. При этом не требуются предоставление каких-либо отдельных доказательств.

При служебной командировке в пределах страны за каждый календарный день, в который наемный работник отсутствовал в своей квартире и на своем регулярном рабочем месте, паушальные ставки расходов на питание составляют:

- при отсутствии в течение 24 часов - 24 евро (паушальная ставка т.н. суточных денег - Tagegeld),

- при отсутствии в течение менее чем 24 часов, но, по крайней мере, в течение 14 часов - 12 евро,

- при отсутствии в течение менее чем 14 часов, но, по крайней мере, в течение 8 часов - 6 евро,

- при отсутствии менее 8 часов – 0 евро

Если наемный работник в течение календарного дня совершает несколько служебных командировок, то определяется суммарное время его отсутствия. Если работа в ходе командировки начинается после 16 часов дня и заканчивается до 8 часов утра следующего дня без проведения ночевки в какой-либо гостинице (т.е. вне своей квартиры), например, в случае выполнения таковой работы т.н. водителем-«дальнобойщиком», то эта работа по продолжительности отсутствия приравнивается к календарному дню. При этом для транспортной деятельности или для постоянно меняющейся по содержанию, виду или месту работы трудовой деятельности принимается во внимание только отсутствие наемного работника в своей квартире.

В остальных случаях при определении размера паушальных сумм расходов на питание учитываются продолжительности всех иногородних работ.

Например: Наемный работник отправился в служебную командировку внутри страны в 15 часов дня и возвратился из нее в 18 часов вечера на третий день. Ему может быть возмещено свободно от налога на заработную плату 42 евро, в т.ч. за первый день - 6 евро, т.к. работник отсутствовал 9 часов (24 - 15), за второй день - 24 евро, т.к. работник отсутствовал 24 часа и за третий день – 12 евро, т.к. работник отсутствовал 18 часов (18 - 0).

Если же работодатель на основании положений трудового права или прочих предписаний возмещает своему наемному работнику за его работу во время служебной командировки более высокую, чем на основе паушальных ставок, сумму, или выплачивает ему т.н. суточные при продолжительности его отсутствия менее чем 8 часов в день, то разница между фактически выплаченной суммой на питание и свободной от налогообложения паушальной суммой подлежит уплате подоходного налога.

Допускается совместно рассчитывать все три вида возмещений командировочных расходов: транспортных, на питание и на ночевку; в этом случае налогооблагаемой является только сумма компенсации, которая превышает суммы свободных от уплаты налога ее отдельных видов. В качестве альтернативы при индивидуальном расчете подлежащей налогообложению заработной платы может быть согласовано с местным финансовым ведомством взимание подоходного налога в паушальном размере при использовании согласованной с ним ставки налога (§40 Abs.1 Satz.1 Nr.1 EStG). Кроме того, с 1997 года существует возможность, чтобы работодатель уплачивал подоходный налог за дополнительно возмещенные расходы на питание по паушальной ставке в размере 25%, если эти расходы превышают их паушальную сумму не более чем в два раза (§40 Abs.2 Satz.1 Nr.4 EStG).

Если наемный работник во время служебной командировки пользуется бесплатным питанием, то все равно паушальная сумма расходов на питание не подлежит сокращению. При этом, конечно, следует учесть особое правило, когда наемный работник получает бесплатное питание от своего работодателя или по его указанию от третьих лиц, и которое не является угощением в смысле раздела 31, абз.8, №.1 LStR. В этих случаях денежная выгода в размере соответствующей натурооплаты (на 2006 год: за завтрак – 1,48 евро и за обед – 2,64 евро) рассматривается в качестве заработной платы. Этого не происходит тогда, когда работодатель, по крайней мере, соответствующую сумму натурооплаты согласовал с наемным работником в качестве оплаты за обед (например, работник уплачивает за обед работодателю определенную сумму при расчете расходов на питание в паушальном размере) или когда денежная стоимость натуроплаты удерживается от его нетто-заработка.

Расходы на питание при зарубежных служебных командировках.

Работодатель может возместить свободно от налога на заработную плату возникающие в ходе такой командировки расходы на питание путем предоставления соответствующих паушальных сумм, т.н. суточных денег (размер которых зависит от зарубежной страны). При этом действуют те же критерии, что и при совершении служебной командировки в пределах страны, т.е. или возможно предоставление отдельных доказательств более высоких расходов, или использование паушальных ставок для одно и многодневных командировок или в зависимости от вида иногородней деятельности.

Федеральное министерство финансов по согласованию с земельными финансовыми органами установили в среднем паушальные размеры суточных денег для зарубежных командировок (Auslandstagegeld) в процентах к наибольшей паушальной ставке (т.е. к паушальному размеру суточных денег), применяемой при служебных командировках в пределах страны (Inlandstagegeld):

- при отсутствии в течение 24 часов – 120%,

- при отсутствии в течение менее чем 24 часов, но, по крайней мере, в течение 14 часов - 80%,

- при отсутствии в течение менее чем 14 часов, но, по крайней мере, в течение 8 часов - 40%

Однако при этом дополнительно следует учесть следующее:

- Паушальная ставка зарубежных суточных устанавливается соответственно той стране, которую, в конце концов, достиг командированный наемный работник до 24 часов местного времени. При этом если в день возвращения из командировки из зарубежной страны командированный оказался в Германии до 24 часов местного времени, то паушальная ставка суточных определяется согласно последнему месту работы за рубежом (§4 Abs.5 Nr.5 Satz 4 EStG). Паушальные ставки суточных по странам мира содержатся в служебном письме федерального министерства финансов, который можно найти на его веб-сайте в Интернете по адресу: www.bundesfinanzministerium.de/lang_de/DE/Servise/Downloads/Abt_IV/

Из этого письма следует, что для ряда стран паушальная ставка суточных принята на среднем уровне в 30 евро (т.е. примерно 120% от 24 евро, например, для стран СНГ), но для многих других стран мира эта ставка гораздо выше (например, для Швеции – 60 евро, для города Москвы – 48 евро), зато для ряда других стран эта ставка ниже действующей в Германии (например, для Румынии, Молдавии – 18 евро, Чехии – 24 евро) и т.д.

- При полете в зарубежную страну через другие страны с промежуточной посадкой самолета в них действует паушальная ставка для страны, последней на маршруте полета. Но если полет продолжается более двух дней, то для дней между днем вылета и днем приземления в конечном пункте полета действует паушальная ставка, принятая для Австрии.

- При поездке морем на все дни пребывания на корабле действует паушальная ставка, принятая для Люксембурга.

Рассмотрим пример определения расходов на питание.

Служебная командировка из города Штутгарт сроком на три дня в город Милан (Италия), начиная с понедельника. Отправка в командировку начинается в понедельник в 13 часов дня из Штутгарта. К месту командировки командированное лицо поездом через Австрию прибывает в 22 часа в тот же день. В течение всего вторника командированное лицо пребывает в городе Милане. В среду это лицо снова через Австрию возвращается в Штутгарт в 20 часов. Свободные от уплаты налога с заработной платы расходы на питание согласно паушальным ставкам возмещаются в следующем размере:

- Понедельник – время отсутствия составляет 9 часов (22 - 13), паушальная ставка расходов на питание для этого периода времени для страны Италия (конкретно для города Милан) составляет - 40% от 36 евро, т.е. 14,40 евро;

- Вторник – время отсутствия составляет 24 часа, паушальная ставка – 36 евро;

- Среда – время отсутствия составляет 20 часов (20 - 0), паушальная ставка расходов на питание составляет 80% от 36 евро, т.е. 28,80 евро;

Итого суммарные расходы на питание, возмещаемые работодателем командированному лицу без уплаты налога с заработной платы, составляют: 14,40 + 36, 00 + 28,80 = 79, 20 евро

Плата за ночлег при служебных командировках в пределах страны.

Эти расходы работодатель может возместить своему наемному работнику свободно от уплаты налога на заработную плату:

- либо в размере подтвержденных документами (например, счетами на оплату за проживание в гостинице) фактических расходов, или

- при отсутствии таковых документов только до размера паушальной суммы в 20 евро за одну ночь, если наемный работник получил место для ночлега без его оплаты не от работодателя или на основе служебных отношений с ним от третьего лица.

Согласно LStR допускается замена возмещения фактически возникших расходов за ночлег на их паушальную сумму. Если этого не сделано для наемного работника, то он может фактически возникшие у него расходы на ночлег в ходе служебной командировки учесть в качестве Werbungskosten. Но если у наемного работника имеются такие документы, то он должен учесть, что включенная, например, в счет на проживание в гостинице оплата завтрака, не относится к плате за ночлег. Поэтому когда в таком счете оплата завтрака не выделена особо, следует ее вычесть из общей стоимости счета в паушальном размере 4,50 евро за каждый завтрак.

Кроме того, следует учесть еще следующие моменты:

- Если наемный работник по указанию своего работодателя получает без оплаты (или за частичную оплату) завтрак от третьего лица (например, при резервировании комнаты в отеле через работодателя), то следует использовать указанные в п.3 LStR принципы получения питания без оплаты. Это значит, что к подлежащей взиманию подоходного налога заработной плате наемного работника должна быть причислена выгода в денежном выражении в размере 1,48 евро (на 01.01.2006 г.) вместо сокращения итогов в счете на 4,50 евро.

- Если наемный работник переночует в гостинице при осуществлении транспортной деятельности, то расходы за ночлег, как и при служебной командировке, возмещаются свободно от уплаты налога с заработной платы, разве что такая ночевка произошла в его автомашине.

- В решении федеральной финансовой палаты от 11.05.2005 г. указывается, что наемный работник, который выполняет постоянно меняющуюся по содержанию и месту работу и при этом использует помещение для ночлега (например, гостиницу), не может это представить в качестве ведения двойного домохозяйства. Об этом же говорится и в служебном письме федерального министерства финансов от 26.10.2005 г., а именно, при осуществлении наемным работником такой деятельности работодатель должен полностью возместить ему все расходы, как транспортные, так и за ночлег, без их налогообложения.

Плата за ночлег при зарубежных служебных командировках

- при отсутствии таковых документов только до размера паушальной суммы в зависимости от соответствующей страны пребывания, если наемный работник получил место для ночлега без его оплаты не от работодателя или на основе служебных отношений с ним от третьего лица. Паушальные ставки платы за ночлег по странам мира содержатся в служебном письме федерального министерства финан-сов, который можно найти на его веб-сайте в Интернете по адресу: www.bundesfinanzministerium.de/lang_de/DE/Servise/Downloads/Abt_IV/

Из этого письма следует, что паушальные ставки платы за ночлег колеблются в широких пределах (от 50 евро, например, для Египта, Таджикистана до 190 евро для Исландии; так, для города Москвы эта ставка составляет 135 евро, а для Санкт-Петербурга – 110 евро).

При использовании каюты корабля дополнительные расходы на оплату ночлега могут только тогда быть возмещены свободно от уплаты налога на заработок, когда ночевка была начата и завершена в одном из подобных помещений. Не допускается возмещение платы за ночлег в паушальном размере при ночевке в автомашине. Если расходы за ночлег предъявляются на основе соответствующего документа (например, счета гостиницы), то следует при этом учесть, что плата за завтрак должна быть вычтена из суммы счета.

Поэтому когда в таком счете оплата завтрака не выделена особо, следует ее вычесть из общей стоимости счета в размере в 20% от соответствующей паушальной ставки оплаты за ночлег за каждый завтрак.

Например, ночевка была совершена в городе Париже; плата за ночлег, включая стоимость завтрака, составила 100 евро. Стоимость завтрака составит 20% от паушальной ставки суточных размере 48 евро, т.е. 9,60 евро. Т.о. свободно от налогообложения должно быть возмещено 90,40 евро.

Следует также еще учесть следующий момент: если наемный работник по указанию своего работодателя получает без оплаты (или за частичную оплату) завтрак от третьего лица (например, при резервировании комнаты в отеле через работодателя), то следует использовать указанные в п.3 LStR принципы получения питания без оплаты.

Побочные (дополнительные) командировочные расходы.

Эти расходы в фактическом размере работодатель может возместить своему наемному работнику свободно от уплаты налога на заработную плату по предъявлении соответствующих документов. К дополнительным расходам относятся, к примеру, плата за доставку и хранение личного багажа (включая и его страховку на срок командировки), плата за междугородние переговоры и почтовые отправления служебного содержания (к своему работодателю или его деловым партнерам), стоимость проезда на общественном транспорте в пункте командировке, плата за парковку автомашины.

Далее к таковым расходам можно отнести возмещение ущерба при дорожно-транспортном происшествии при поездке во время командировки на автомашине, а также оплату страховки от несчастного случая в ее ходе. К дополнительным расходам причисляется и возмещение ущерба предметам, которые командировочный имеет при себе, стоимость приобретения, при необходимости, специальной одежды, средств оснащения и их упаковки (например, чемоданов), используемых исключительно для выполнения работ в ходе командировки.

Веньямин Толстоног

Материал статьи любезно предоставлен международным журналом EXRUS, а подписаться на рассылки, основанные на материалах журнала можно здесь.

Пограничный таможенный контроль